Belegdatum vs. Buchungsdatum
Ausgangssituation
Bei der Erfassung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen in SAP Business One stolpert man regelmäßig über die Frage: Welches Datumsfeld steht eigentlich wofür? Die intuitive Annahme liegt nahe: Das Buchungsdatum ist das Datum, an dem ich heute „buche" — also das Erfassungsdatum. Und das Belegdatum ist folglich das Datum, das auf dem eingehenden Beleg, also der Rechnung des Lieferanten, steht.
Diese Annahme wird sogar durch die internen Datenbankfeldnamen verstärkt: Das GUI-Feld Buchungsdatum heißt in der Datenbank DocDate, das Belegdatum dagegen TaxDate. Klingt erstmal logisch — ist aber genau andersherum gemeint, als es die Feldbezeichnungen vermuten lassen.
Der Praxistest
Stellen wir uns folgendes Szenario vor: Zum 1. Januar wird der reguläre Umsatzsteuersatz von 19 % auf 21 % angehoben (rein fiktiv — aber im Zuge laufender Steuerreformdiskussionen nicht ganz aus der Luft gegriffen). Sie erhalten Anfang Januar eine Rechnung eines Lieferanten, deren Leistung noch im Dezember des Vorjahres erbracht wurde. Korrekt wäre also: 19 % Vorsteuer.
Erfassen Sie diese Rechnung nun in SAP B1 und tragen das Leistungs-/Rechnungsdatum des Lieferanten (Dezember, alter Steuersatz) in das Feld Buchungsdatum ein, das aktuelle Erfassungsdatum (Januar, neuer Steuersatz) hingegen in das Feld Belegdatum — dann rechnet das System mit 21 %. Falsch.
Erst wenn Sie die Felder umgekehrt belegen — also das Rechnungsdatum des Lieferanten in das Belegdatum und das Erfassungsdatum in das Buchungsdatum — wird die Vorsteuer mit den korrekten 19 % berechnet.
Die tatsächliche Logik
Damit ist die Sache klar:
| GUI-Feld (DE) | DB-Feld | Tatsächliche Bedeutung |
|---|---|---|
| Belegdatum | TaxDate | Leistungs-/Rechnungsdatum des Lieferanten → steuerlich maßgeblich |
| Buchungsdatum | DocDate | Datum der Erfassung bzw. der gewĂĽnschten Periodenzuordnung |
| Fälligkeitsdatum | DocDueDate | Zahlungsziel, errechnet sich aus Buchungsdatum + Zahlungsbedingung |
Das ist fachlich auch korrekt, denn nach UStG ist für den anzuwendenden Steuersatz der Zeitpunkt der Leistungserbringung maßgeblich — und genau das bildet TaxDate (= Belegdatum in der Oberfläche) ab.
Was ist mit dem Fälligkeitsdatum?
Das Zahlungsziel berechnet sich automatisch aus dem Buchungsdatum (= Erfassungsdatum) zuzĂĽglich der hinterlegten Zahlungsbedingung. Bug oder Feature? Hier kann man unterschiedlich argumentieren:
- Pro: Wenn die Rechnung erst heute eingeht und erfasst wird, beginnt das vereinbarte Zahlungsziel logischerweise heute zu laufen.
- Contra: Liegt eine Rechnung schon Monate alt vor und wird erst jetzt nacherfasst, dann gibt es eigentlich gar kein Zahlungsziel mehr — sie wäre längst fällig.
Nicht ohne Grund ist das Feld Fälligkeitsdatum in SAP B1 frei eingebbar und lässt sich jederzeit manuell anpassen.
Anwendungshinweis und Empfehlung
Da sämtliche Auswertungs- und Berichtsfunktionen in SAP Business One die Filterung wahlweise nach Beleg- oder Buchungsdatum erlauben, lohnt es sich, die beiden Felder konsequent richtig zu verwenden:
- Belegdatum (TaxDate) = Datum laut Rechnung des Lieferanten bzw. Leistungsdatum → steuerlich maßgeblich
- Buchungsdatum (DocDate) = Datum der Erfassung bzw. der gewĂĽnschten Periodenzuordnung
Ein praktisches Beispiel: Die Jahres-Versicherungsrechnung
Besonders schön zeigt sich der Nutzen der Trennung bei der Rechnungsabgrenzung am Jahresende. Sie erhalten Anfang Januar die Jahres-Versicherungsrechnung Ihres Versicherers mit Rechnungsdatum 31.12. des Vorjahres:
- Belegdatum = 31.12. des Vorjahres → korrekte Steuerperiode, korrektes Leistungsdatum
- Buchungsdatum = Januar des neuen Jahres → fällt in die laufende Buchungsperiode und erscheint in den Kostenauswertungen des neuen Jahres
So bleibt die steuerliche Zuordnung sauber, während die betriebswirtschaftliche Auswertung den tatsächlichen Erfassungs- und Aufwandszeitpunkt widerspiegelt.
Fazit
Die deutschen GUI-Bezeichnungen Belegdatum und Buchungsdatum sind in SAP Business One leider eher kontraintuitiv gewählt — vor allem im Vergleich zu den internen Datenbankfeldnamen TaxDate und DocDate. Wer einmal verstanden hat, dass das Belegdatum das steuerlich maßgebliche Datum ist und das Buchungsdatum das Erfassungs- bzw. Periodendatum, erspart sich viele Stolperfallen bei der Vorsteuerberechnung, bei Rechnungsabgrenzungen und in der monatlichen UStVA.
