GDPdU in der Neufassung ab 2015

Bereits am 14. November 2014 äußerte sich das Bundesministerium der Finanzen (BMF) mit Schreiben IV A 4 – S 0316/13/10003 endgültig zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Diese Neufassung gilt bereits für die Veranlagungszeiträume seit dem 1. Januar 2015, und ersetzt die Schreiben zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) vom 7. November 1995 und zu den Grundsätzen zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

Das Thema Archivierung ist an sich schon risikoanfällig. Wenn man denkt, dass es ausreicht, sein Buchungsjournal zum Zwecke einer späteren Betriebsprüfung zu archivieren, bewegt man sich auf dünnem Eis. Der Archivierungsprozess durchzieht wie ein roter Faden das gesamte BMF-Schreiben. Es geht nicht nur darum die Buchungen und Aufzeichnungen gegen Verlust und Veränderbarkeit zu schützen, sondern auch alle für die Verarbeitung erforderlichen Tabellendaten (z.B. Stammdaten und Metadaten wie Grund- oder Systemeinstellungen).
Achtung: Ist das Datensicherungskonzept nicht ausreichend und vollständig, so kann dies einen formellen Mangel der Buchhaltung zur Folge haben!

Spirit-Tipp
Der spirit-Server macht grundsätzlich Vollbackups, es ist also immer alles in kürzester Zeit recoverbar und somit sofort wieder nutzbar. Sie sollten aber zur gesetzlichen Erfüllung auch den Pfad der Dokumente (Spirit-Ordner), mindesten jedoch für die Eingangsrechnungen (wenn diese gescannt werden), mit einbeziehen. Dass lässt sich in den BackUp-Einstellungen (als Anhang) einfach einrichten:

Prüfen Sie auch regelmäßig, ob die Backups wirklich erstellt wurden bzw. fehlerfrei sind. Das können Sie auch bequem mit dem Spirit-Client (Admin-Recht vorausgesetzt) prüfen: Adminkonsole/Braintronic/Button Server-Admin -> Hier unter dem Button „Wartung“ schaue; siehe Bild oben).

Wichtig ist, dass die Belege in ihrer ursprünglichen Form aufzubewahren sind. Ist ein Beleg elektronisch entstanden (z. B. eine Ausgangsrechnung wurde in spirit erstellt) muss der zugrundeliegende Datensatz auch so archiviert werden (was ja genau dem gebuchten Rechnungsdatensatz entspricht). PDF-Rechnungen (z.B. Eingangsrechnungen von Lieferanten) sind als solche im original zu archivieren.
Die Aufbewahrung eines Ausdrucks in Papierform genügt den Anforderungen des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) nicht!

Ebenso dürfen durch die gewählte Form der Archivierung Strukturmerkmale des Ursprungsbeleges nicht verloren gehen. So gehen zum Beispiel bei der Umwandlung von PDF-Dateien in TIFF-Dateien die in der ursprünglichen Datei beinhalteten XML-Informationen verloren und der Beleg verliert seine maschinelle Auswertbarkeit!

Gleiches gilt, wenn man eine E-Mail als PDF-Datei archiviert, da man dann den Absender nicht mehr maschinell auswerten könnte. Ist die eMail verschlüsselt, sind die eingesetzten Schlüssel aufzubewahren.
Und eMails sind dann zu archivieren, wenn sie selbst die Funktion eines Beleges erfüllen. Dient die eMail als reines Transportmittel für eine angehängte PDF-Rechnung, muss die E-Mail selbst nicht aufbewahrt werden.

Braintronic Tipp
Nutzen Sie unsere Dienstleistung um einen eigenen Inhouse-Mailserver einzuführen. Neben der gesetzlichen Erfüllung zur Mail-Handhabung und Archivierung gewinnen Sie einen produktiven Mehrwert mit spirit (z. B. automatisch erstellte Kunden- bzw. Projektbezogene Mailordner, Agenturkalender etc.).

Noch ein Hinweis zu Papierrechnungen
Werden Papierbelege eingescannt, dürfen diese künftig vernichtet werden, wenn die im neuen BMF-Schreiben geforderte Organisationsanweisung des Scanvorgangs an sich existiert und außersteuerliche oder steuerliche Vorschriften dem nicht im Wege stehen.
Zu beachten ist auch, dass eine vollständige Farbwiedergabe nur erforderlich ist, wenn der Farbe eine Beweisfunktion zukommt (z.B. Minusbeträge in roter Schrift).
Der Vermerk von Buchungsvermerken, Stempel, Indexierungen, Barcodes oder ähnlichem darf keinen Einfluss auf die Lesbarkeit des Originalzustands haben. Elektronische Bearbeitungsschritte sind entsprechend zu protokollieren und ebenfalls mit dem Beleg zusammen zu archivieren.

Weiterhin darf ein einmal gescannter Beleg nur noch elektronisch weiter bearbeitet werden. Dies ist wichtig, ob man sich für das sog. frühe Scannen (bereits bei Belegeingang) oder doch lieber für das späte Scannen (zum Zwecke der Archivierung) entscheidet.

Quelle