Funktionsübersicht

Einfachste Server-Administration

Server-Administration

Revisionssichere Datenhaltung

Der Spirit-Server ist ein wahres Kraftpaket: Mit nur einem Programm bzw. Dienst (native App für MacOS oder Windows) werden die Applikationslogik, Datenbank- und Web-Dienste zur Verfügung gestellt. Sie können noch die Ports anpassen und schon steht spirit im lokalen Netzwerk oder auch als Cloud-Dienst bei einem Hoster Ihrer Wahl zur Verfügung.

Aufgrund der gekapselten Datenhaltung sind Ihre Daten auch im Vergleich zu FileMaker- oder klassischen SQL-Datenbanken absolut manipulations- und damit revisionssicher nach GDPdU.

Dennoch können Sie auf Wunsch via Webservices/XML/SOAP/JSON oder ODBC Daten nach außen freigeben; eine Verschlüsselung mit SSL wird selbstverständlich unterstützt.

Und damit alle Risiken ausgeschlossen sind, ist ein BackUp-System gleich mit integriert: Ob minutiöse Sicherung des Transaktionslogfile, tägliches BackUp der geänderten Daten oder wöchentliches Vollbackup, alles eine Frage der Einstellung.

Innovative Technologie

für Inhouse-Hosting oder als Cloud im Rechenzentrum:

  • Native Desktop-Apps für MacOS und Windows mit echtem Multitasking/Multiwindowing
  • ortsunabhänige Nutzung via Internet/VPN möglich
  • Lizenzfreie Webzugänge für Stundenerfassung und Freelancer
  • Sicherheit durch verschlüsselte Datenübertragung (optional) und detaillierte Rechtezuweisung
  • Einbindung von Mail-Server via IMAP/SMTP
  • iCal/Outlook-Kalender Synchronisation via webDAV
  • Leistungsfähige, SQL-fähige Datenbank für MacOS oder Windows mit integriertem BackUp
  • Skalierbar bis 500 zeitgleiche Clients + unbegrenzte Webclients
  • Mandanten für die Mehrfirmenverwaltung
  • Fremdwährung und mehrsprachige Oberflächen

Zusammengefasste Leistungsbeschreibung

1. Technologie
  • Native Client-Server Technologie für höchste Performance; LAN und WAN-Zugriff via TCP/IP
  • Multitasking (Mehrfenster-Technik)
  • native Client-/Serversoftware für MacOS (ab 10.5) und Windows (ab XP).
  • Zeiterfassungswidget für Dashboard (MacOS ab 10.6) und Sidebar (Windows ab Vista)
  • Web-Frontend (lizenzfrei für beliebig viele User) für Zeiterfassung, Job-Briefings und Kontaktdaten
  • autom. BackUp-Funktion am Server
  • Transaktions-Logfile für höchste Datensicherheit (Server)
  • Manipulationssicherer (GDPdU) und ausfallsicherer Datenbank- & Applikationsserver inkl. autom. BackUp-Modul
2. Allgemein
  • Einstellbarer Desktop für persönliche Job-Übersicht und to do´s
  • Content-bezogene Onlinehilfe
  • Frei definierbare Auswahllisten (Kontaktgruppen, Projektkategorien, Einheiten etc.)
  • Frei definierbare Lieferantenleistungen (von Druckereispezifikationen über Model-Datenbank bis Location-Verzeichnis)
  • Mail-Server-Integration mit SSL, IMAP-Ordner für Jobs
  • Freie Definition sämtlicher Nummernkreisläufe (Kunden-Nr., Rechnungs-Nr., Job-Nr. usw.)
  • Frei einstellbares Zahlenformat (Währungskennzeichen links, rechts oder ohne usw.)
  • autom. eMail-Benachrichtigungen für fehlende Stundenerfassung, Zugeordnete oder geänderte Briefings, sowie veränderte Termine
  • Definition von Textbausteinen als schnelle Ausfüllhilfe für Beschreibungen & Briefings
  • ical/WebDAV-Sync für Job-Termine, Wiedervorlagen, to do´s und sonstige Erinnerungen für Groupware (iCal, Kerio, Exchange etc.)
  • DMS: autom. jobbezogene Ordner-Verwaltung auf Mac-, Linux- (auch NAS) oder Windows-Server für die Ablage digitaler Unterlagen (z.B. PDFs, PhotoShop etc.) inkl. Einbindung/Aufruf aus der Spirit- Oberfläche
  • vCard, Outlook oder TEXT- Adress- Import und Export
  • concurrent User-Model: es können beliebig viele Benutzer (-Rechte) angelegt werden
  • Mitarbeiterverwaltung mit täglichen Sollstunden, Fehlzeiten, Freelancer-Status etc.
  • Reporting-Editor für die Erstellung beliebiger Listen und Tabellen; als Vorlagen hinterlegbar
  • Generierung von Excel-Tabellen z. B. für Auswertungen
  • Web-Zugriffe unlimitiert und lizenzfrei
  • Integrierte WYSIWYG-Textverarbeitung (what you see is what you get) für freie Formulargestaltung der Geschäftsunterlagen (von A wie Angebot bis Z wie Zahlungserinnerung); Preview und Vergrößerungsfunktion, Rechtschreibkontrolle, freie Formular-Anpassung und Verwendung sämtlicher Datenbankfelder ohne Programmierung durch Anwender möglich.
  • Ausgabe sämtlicher Formulare als Druck, HTML-Mail oder PDF bzw. direkter PDF-Mailversand
  • Mandantenfähig (Option): Getrennte Mandantenführung wie auch übergreifende Auswertungen möglich
  • Fremdwährung (Option): Für Kunden und Lieferanten können beliebige Fremdwährungen definiert werden inkl. spezifischem Zahlenformat (US$, CHF)
  • Mehrsprachenfähig: Die Oberfläche kann userbezogen eingestellt werden. Deutsch, englisch, franzözisch und italienisch verfügbar. Weitere Sprachen können selbst durch den Anwender via Übersetzungstabelle hinzugefügt werden.
  • IMAP-Mail-Ablage: Spirit erstellt automatisch jobbezogene Mail-Ordner auf Ihrem Mailserver; direkter Versand aus spirit, z.B. PDF-Angebot etc.
  • ical/WebDAV-Sync für Job-Termine, Wiedervorlagen, to do ́s und sonstige Erinnerungen z.B. Kundengeburtstage für Groupware (iCal, Kerio, Exchange etc.)
3. Stammdaten

3.1. Adressen

  • Adressen mit Postfach und GoogleMap-Anbindung
  • manuelle und autom. Kontakthistorie (z. B. bei Serien-eMails)
  • freie Gruppierung von Adressen
  • Indiv. und multiple Kategorisierung von Personen; Verteiler-Schlüssel
  • Logo- und Bildfelder (Firmenlogo, Foto der Person)
  • Freie Suchfunktionen mit Kombinationen auf alle Felder (!)
  • vCard-Import & Export
  • Umfangreiche Verteilerfunktion
  • Suchkombination abspeicherbar
  • Personen-Auswahl als Mengen „Set“ fest speicherbar
  • eMail-Versand von Einzel- und Serienmails (Newsletter) bei voller HTML-Unterstützung
  • Wiedervorlage-Funktion via Kalender und/oder mit autom. Erinnerungsmail
  • SPAM-Filter zur Sperrung unerwünschter Newsletter
  • CRM- und PR-Funktionen für Selektion, Aussendung und Dokumentation

3.2. Kunden

  • Zahlungskonditionen mit Kreditlimit und aktueller Kontostand
  • Definition von Debitoren-, Kostenstellen- und Erlöskonto-Nummer
  • kundenbezogene Vorgaben für Job-Nummern
  • kundenbezogene Preislisten und Kalkulationsvorgaben, z. B. FL-Aufschlag
  • Team-Zuordnung (geschützte Gruppe)

3.3. Lieferanten

  • Branchenzuordnung/Leisungsarten und Gruppen-Definition
  • Hinterlegung von Einkaufspreisen und Standard-Kalkulation
  • Ausschreibungsfunktion via eMail oder Fax/Brief
  • Zahlungskondition
  • Einkaufsstatistik
  • Freelancer + KSK-Kennzeichnung

3.4.Mitarbeiter

  • Lohn- & Kostendaten; Kostenstellen-Zuordnung
  • Fehlzeiten (Urlaub, Krankheit, Elternzeit etc.)
  • Umfangreiche Stundenauswertung nach Zeit (von Tag bis Jahr), Soll-/Ist-Abgleich, nach Leistungen und Kunden; auch kombiniert anwendbar
  • Team-Gruppierung (geschützte Kunden/Projekt-Gruppe)
4. Projektverwaltung
  • Duplizierfunktion z. B. für Musterjobs
  • Echtzeit-Kalkulation sämtlicher Leistungen (Fremd-, Eigenleistung und Material) mit Deckungsbeitrag (es wird keine separate Vor- oder Nachkalkulation benötigt)
  • Preisfindung nach Leistung, Kunde oder Mitarbeiter und kombiniert möglich
  • Briefings mit beliebig großen Textfeldern (multistyle formatierbar) mit beliebig vielen Seiten
  • Erstellung von KVAs, Status-Berichten, Timelines
  • permanenter Soll-Ist-Vergleich sämtlicher Werte
  • autom. Benachrichtigung bei Änderungen oder Abweichung vom Sollwert
  • Festlegung von Verantwortlichkeiten und Delegation/Zuordnung von Leistungen
  • Vorschlagsfunktion abzurechnender Leistungen/Jobs
  • Unterscheidung von weiter- und nicht weiterberechenbaren Leistungen
  • Reporting angefangener und laufender Leistungen
  • Lebenszyklus-Statusfunktion (von Angebot über teilabgerechnet bis archiviert)
  • autom. Job-Kostenaktualisierung bei unerwarteten Aufwendungen
  • Hinterlegung von Kontakt- und Bestelldaten des Kunden je Job (Auftrags-Nummer etc.)
  • Abweichende Rechnungsanschrift zum Auftraggeber
  • Multiple Job-Abrechnung/Rechnungssplit an mehrere Kunden
  • Budgetierung von Jobs (Limit-Funktion), Etatzuweisung mit autom. Abgleich
  • Teamzuordnung/Aufgabenverteilung
  • Mitarbeiterbezogene Zeit- und Aufgabenplanung mit Start- & Endtermin
  • beliebige Job-Erweiterung und Teil- oder Komplett-Abrechnung
  • autom. Übergabe der Werte zur Abrechnung
  • Echtzeitauswertung der Ist-Stunden mit Protokollen der Mitarbeiter, nach Zeitraum, nach Leistung etc.
  • Fremdleistungs-Ausschreibung und Beauftragung
  • KSK-Berücksichtigung bei Freelancern in der Kalkulation
  • To do-Listen nach Termin, Verantwortlichkeit, Kunde, Lieferant
  • Reporting der aktuellen Mitarbeiter-Planung und Auslastung
  • automatische Duplizierung bei periodisch wiederkehrenden Jobs, z. B. Monatsbetreuung
  • Jobbezogene Verzeichnisstruktur für Datei-Ablage (DMS)
5. Etatmodul
  • Kundenbezogene Etatplanung nach Monaten für Soll-/Ist-Vergleich
  • Planwerte für Eigen- und Fremdleistung, Soll-/Ist-Übersicht und was davon abgerechnet
  • autom. Abgleich zugeordneter Jobs und Abrechnungen
6. Ressourcen/Material
  • Materialverwaltung mit Bestandsführung/Verfügbarkeitswarnung
  • Bestandslisten/Bestellvorschläge
  • Mengen-Preisstaffel
7. Auswertungen
  • Umsatzentwicklung Agentur der letzten 24 Monate (Vergleichsansicht)
  • Cockpit für aktuelle Finanz-Situation / Liquidität
  • Umsatzauswertungen für Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter
  • Mitarbeiter-Effektivität
  • Umsatz vs. erfasste Stunden der Eigenleistungen
  • Forecast und Planzahlen in der Zukunft; nach Monat global bis zu einzelnen Jobs runtergebrochen
  • autom. eMail-Warnung bei frei zu definierenden kritischen Werten
  • Alle Auswertungen frei filterbar (nach Zeitraum, Kunde etc.)
  • Viele Auswertungen werden grafisch visualisiert
  • Übergabe nach Excel und weiteren BI-Tools möglich (z. B. QlickView).
8. Buchhaltung
  • Abrechnung von von komplett bis Teilschritten, pauschal oder nach Sollstunden und Iststunden
  • autom. Abrechnung bei periodisch wiederkehrenden Jobs (Hosting, Monatspauschale etc.)
  • Eingangsrechnungsprüfung mit autom. Anpassung der Kalkulation bei Abweichung
  • Dreistufiger Freigabeprozess mit eMail-Weiterleitung der gescannten Lieferantenrechnung zur Freigabe und Bezahlung
  • Einfache Sammelübertragung von DTA (electronic Banking) Überweisungen
  • Übersicht offene Kunden- und Lieferantenrechnungen
  • Zahlungsvorschläge unter Ausnutzung von Skonto
  • OP-Liste mit Teilzahlungsfunktion
  • 3-stufiges Mahnwesen
  • Kassenbuch mit Zuordnung zu Jobs
  • Vorkontierung und DATEV-Schnitttelle (KNE/OBE); von MacOS und Windows
  • Künstler-Sozialkasse (Kalkulation/wb und Jahresmeldung an KSK)
  • Sammel Eingangs-/Ausgangsrechnungen; Splitbuchungen
  • Buchungs-Freigabe-Funktion zur endgültigen Bestätigung erfasster bzw. geschriebener Rechnungen
  • Storno-/Gutschrift mit umkehrbaren Vorzeichen
  • Fremdwährungen mit autom. Umrechnung und dynamischer Kalkulationsanpassung des Wechselkurses
  • Manipulationssicher nach GDPdU