Stunden, Termine und Planung

Jobmanagement im Detail

Aufgabenübersicht
Spirit Navigator

Thema Jobmanagement: Wikipedia schreibt dazu "Zu den typischen Funktionen oder Aufgaben des Managements in Unternehmen und Organisationen gehört die Planung, Organisation, Führung und Kontrolle (im Sinne von Erfolgskontrolle)."

Eine oft gestellte Anforderung von Agenturen ist die der Mitarbeiter-Kapazitätsplanung: Welche Mitarbeiter stehen zur Verfügung, wann und wo entstehen Überlastungen? Neben projektbezogener Arbeit müssen auch Minderungen der Verfügbarkeit von Mitarbeitern wie Urlaub, Teilzeitarbeit oder Grundauslastungen für Routinearbeiten beachtet werden. Darüber hinaus sollte sich die Kapazitätsplanung und Auslastungen der Mitarbeiter auf größere Zeitspannen beziehen können: Ein Projekt, das auf Wochensicht zu Überlastungen führt, kann auf den Monat gesehen unproblematisch sein.

Ein Problem der Personalressourcen ist die Planbarkeit. Während bei Maschinen eine sehr genaue Planung möglich ist (Die Maschine läuft genau 8 Stunden pro Tag), kann dies für Menschen in Projekten nicht angewandt werden. Der Aufwand, einen Mitarbeiter so exakt wie eine Maschine einzuplanen und die Planung dann regelmäßig an die rückgemeldeten Arbeitszeiten anzupassen, ist in der Regel für die Projektpraxis nicht handhabbar.

Das Jobmanagement steht hingegen für zielorientiertes Arbeiten, daß sich in der Regel nicht exakt planen lässt. Dieser Aspekt aus der Methodik des Projektmanagements muss ebenfalls beachtet werden. Dem Projektleiter werden Ziele (Meilensteine) und Budgets vorgegeben, die er dann erreichen muss. Dieses Prinzip ist in der modernen Industrie für Mitarbeiter ebenfalls vorhanden. Hier wird dem Mitarbeiter ein Ziel mit einem bestimmten Zeitraum (bis Ende der nächsten Woche) und einem Budget („schauen Sie, dass Sie mit 20 – 30 Stunden hinkommen“) vorgegeben.
Undenkbar – und vor allem unrealistisch – wären detaillierte Vorgaben wie „Arbeiten Sie morgen 4 Stunden an Projekt A, dann bitte 2 Stunden an Projekt B, Mittwoch nehmen Sie einen Überstundentag und Donnerstag dann bitte wieder 4 Stunden für Projekt ...“
Fazit: Rein aus organisatorischer Sicht lässt sich keine seriöse Mitarbeiter- Kapazitätsplanung realisieren!

Aus diesem Grund beschränkt spirit sich auf die Einhaltung der Meilensteine und der Soll-Vorgaben (Kosten und Termine): Schnell, einfach und transparent!

  • Planung von Start- & Endterminen einzelner Leistungen je Mitarbeiter
  • Kalendereinträge samt Briefing und Kunden-Kontaktdaten
  • webDAV-Abbonement-Funktion für iCal und Outlook
  • Vorgabe Stunden-Kontingent je Leistung
  • Stundenvorgabe je Mitarbeiter
  • Permanenter Soll-/Ist-Abgleich Zeit und Kosten
  • Team-Funktion (geschlossene Gruppe für ausgewählte Projekte)
  • automatische Ordner-Erstellung für Fileserver (autom. Job-Ordner)
  • automatische Jobordner auf Mailserver für jobbezogene eMail-Ablage (IMAP)
  • Messenger für automatische eMail-Benachrichtungen über Status oder Warnungen
  • automatische Statusverwaltung (teils manuell übersteuerbar)