Agenturberatung

Braintronic steht für 20 Jahren Agentur-knowhow. Unsere Consultants haben schon über 500 Agenturen aus Werbung, PR, Event, Online, Design etc. kennen gelernt.
Ob 2 oder über 200 Mitarbeiter, die Größe spielt bei unserer Beratung keine wesentliche Rolle. Entscheidend ist der Wissenstand und die Bereitschaft zur Optimierung.
Da Agentursoftware, Organisation und Erfahrungen dicht beieinander liegen, können wir Ihnen folgendes knowhow anbieten:

Agentursoftware-Beratung
Auch wenn wir selbst Hersteller und Anbieter einer solchen sind, können und wollen wir Sie neutral beraten (ehrlich!). Denn mit einem (theoretischen) Angebot von über 70 Anbietern werden Sie sich nicht wirklich auseinander setzen wollen. Und außerdem, als „Insider“ wissen wir oft mehr über andere Anbieter und kennen auch aufgrund der
Wettbewerbssituation deren Stärken & Schwächen.
Nach dem Motto „Fragen kostet ja nix“ freuen wir uns auf Ihren Kontakt

Zieldefinition = Prozessdefinition
Vor der Recherche nach einer „passenden“ Agentursoftware sollte man allerdings erstmal seine Ziele definieren. Damit ist nicht das Pflichtenheft gemeint, denn dies geht in der Regel von einer Ist- oder Wunsch-Situation aus und hat mit einer Zielsetzung nichts gemein.

Kleines Beispiel:
Es wird ein „automatisches Mahnwesen“ gewünscht. Wir müssen jedes mal hinterfragen, was „automatisch“ denn meint: Sollen die Mahnbriefe automatisch aus dem Drucker kommen? Jeden Tag ein paar Mahnungen, weil Rechnungen ja tagesweise überfällig werden? Gerade kleinere Agenturen beschäftigen sich ja nicht täglich mit dem Mahnwesen, sondern vielleicht nur einmal die Woche wenn die externe Buchhalterin kommt. Also ist es effektiver, z.B. jeden Freitag einen Mahnlauf zu starten. Soviel zur Wunschautomatik, anhand derer eine Software ausgewählt werden soll....
Aus diesem Grund empfehlen wir die Ziele genau definieren, z. B.:

1. 1. mehr Transparenz über die Korrespondenz mit Kunden zu Jobs
2. 2. Erhöhung des Umsatzes/Rendite
3. 3. Einsparung von Verwaltungsressourcen/Personal
4. 4. Erhöhung der Abwicklungsgeschwindigkeit (Zeit zwischen Angebot bis Rechnung)

Anhand dieser Zieldefinition werden nun notwendige Funktionen oder Prozesse abgeleitet. So kann z.B. der Punkt 2 wahlweise vertrieblichen Charakter haben (NewBusiness-Funktionen wie autom. Wiedervorlagen, Serienbriefe, Kontakthistorie), aber auch organisatorischen Umstellungen nach sich ziehen (volle Stundenerfassung wird
Pflicht, um zusätzliche Zeiten wie Autorenkorrekturen und Zusatzarbeiten zu erkennen und zusätzlich abzurechnen).

Der „Organisationsleitfaden“
Ziel ist es, ein für Sie individuell abgestimmtes Organisations- und Prozesshandbuch zu erstellen, in dem alle Ereignisse definiert sind (ähnlich einem „Agenturhandbuch“). Von A wie „Anruf - was tun?“ über Methoden Neukundengewinnung, Job-Handling bis Z wie „Zahlungsausgang - wann durch wen?“ samt Vertreter-Reglungen wird alles definiert und festgelegt.
Aus Erfahrung sei verraten: Alleine schon die Bestandsaufnahme zeigt oft wesentliche Verbesserung der Zusammenarbeit auf, weil nun (kritisch) hinterfragt wird, warum z.B. die Eingangsrechnung 3x kopiert wird, eMails mit CC/BCC an alle Kollegen gesendet werden, Überweisungen mit der Schreibmaschine ausgefüllt werden etc.

„Das haben wir schon immer so gemacht“ lautet häufig der erste Reflex, was ja auch zur Agenturgründung 1973 noch in Ordnung war....
Aber im Zeitalter der digitalen Informationsverarbeitung herrscht nicht nur ein anderes Tempo, es können auch nicht die analogen Arbeitsweisen einfach übertragen werden.

So wird oft der mögliche Effektivitätsschub verschwendet, weil „wie bisher“ weiter gearbeitet wird; nur am Bildschirm anstatt mit Papier & Stift.